Apa itu Sistem, Data dan Informasi (Part 2)

Melanjutkan pada artikel sebelumnya, yaitu untuk memahami Konsep Sistem Informasi, diperlukan untuk mengetahui Apa itu Sistem, Data dan Informasi. Berikut adalah lanjutan untuk Apa itu Data dan Informasi

Definisi Data

Data adalah aliran dari fakta yang direpresentasikan melalui kejadian dalam organisasi atau lingkungan fisik sebelum diorganisasi dan di susun ke dalam bentuk yang dapat dimengerti dan digunakan oleh user).

Data adalah fakta / sebagian fakta yang mengandung artiberupa angka, huruf, symbol khusus atau gabungan darinya

Data adalah kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian - kejadian dan kesatuan yang nyata

Kejadian - kejadian (Event) adalah sesuatu yang terjadi pada saat tertentu

Kesatuan nyata (Fact) adalah berupa suatu obyek nyata seperti tempat, benda, dan orang yang betul - betul ada dan terjadi

Definisi Informasi

Informasi adalah data yang disusun kedalam bentuk yang dapat dimengerti dan bermanfaat bagi user) atau Informasi adalah “hasil dari kegiatan pengolahan data yang memberikan bentuk yang lebih berarti berupa suatu informasi” atau Informasi adalah data yang mempunyai nilai (berarti) bagi penerimanya dan dapat digunakan untuk dasar pengambilan keputusan

Informasi merupakan data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya.

Untuk menjadi informasi,umumnya data perlu mengalami proses pengolahan.

Sifat informasi dapatperfect (sempurna, tidak mengandung unsur ketidakpastian) dan dapat pulaimpe rfect (tidak sempurna, mengandung unsur ketidakpastian).

Sumber informasi adalah data yang bisa berupa:

* Pengamatan lapangan (observasi)

* Kuesioner

* Kejadian / event (pencatatan,perekaman ataupun penangkapan sinyal digital secara langsung).

* Pemodelan (forecasting,econometric, operational research, simulation, heuristic, dsb)

Siklus Informasi

Data merupakan bentuk yang masih mentah yang belum berceritra banyak, sehingga perlu diolah lebih lanjut menjadi suatu model untuk dihasilkan informasi. Data yang diolah untuk menghasilkan informasi menggunakan suatu model proses tertentu.

Data yang diolah melalui suatu model menjadi informasi, penerima kemudian menerima informasi tersebut, melakukan keputusan berdasarkan informasi tersebut dan melakukan tindakan, yang berarti menghasilkan suatu tindakan yang lain yang akan membuat sejumlah data kembali. Data tersebut akan ditangkap kembali sebagai input, diproses kembali melalui suatu model dan seterusnya yang merupakan suatu siklus.

Karakteristik dari Informasi yang Baik
Informasi dapat dikatakan baik jika memiliki kriteria dan karakteristik sebagai berikut:

    * Information must be pertinent
      Informasi harus berhubungan. Pernyataan informasi harus berhubungan dengan urusan dan masalah yang penting bagi penerima informasi (orang yang membutuhkan informasi tersebut).

    * Information must be accurate
      Informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan tidak memiliki bias atau menyesatkan. Informasi yang dihasilkan harus mencerminkan maksudnya. Keakuratan informasi seringkali bergantung pada keadaan.

    * Information must be timely
      Informasi harus ada ketika dibutuhkan. Informasi yang datang pada penerima tidak boleh terlambat. Informasi yang sudah usang tidak akan mempunyai nilai lagi karena informasi merupakan landasan di dalam pengambilan keputusan.

    * Relevan
      Informasi tersebut mempunyai manfaat untuk pemakainya. Relevansi informasi untuk tiap-tiap orang yang satu dengan yang lainnya pasti berbeda.

Nilai Informasi
Nilai dari informasi (value of information) ditentukan oleh dua hal, yaitu manfaat dan biaya untuk mendapatkan informasi tersebut. Suatu informasi dapat dikatakan bernilai bila manfaatnya lebih efektif dibandingkan dengan biaya untuk mendapatkannya. Sebagian besar informasi tidak dapat ditaksir secara pasti nilai keuntungannya (dalam satuan uang), tetapi kita dapat menaksir nilai efektifitas dari informasi tersebut. Pengukuran nilai informasi biasanya dihubungkan dengan analisis cost effectiveness atau costbenefit.

Informasi disampaikan kepada pengguna (user) dapat direpresentasikan dalam media :
* Kertas/hardcopy
* Tampilan/display-monitor/video
* Suara/audio
* Informasi yang dibutuhkan manajemen umumnya dalam bentuk laporan.

Ada banyak variasi dan tipe laporan antara lain :
* Loran Periodik
* Laporan Indikator Kunci
* Laporan berdasarkan permintaan (on-call report)
* Laporan Khusus
* Laporan Penyimpangan (exception report)

Laporan dapat di representasikan dengan berbagai bentuk, antara lain yang umum digunakan :
* Narasi
* Tabel
* Grafik dan Gambar
* Kombinasi
* Kertas/hardcopy